うまいメールを書くためのヒント6つ

うまいメールを書くためのヒント6つ 1

メールって、便利ですが、相手の反応が直に見られないので難しい部分もありますね。

丁寧さとフレンドリーさのちょうどいいバランスのeメールを書こうと思ってコンピューターの画面とにらめっこをして1時間過ぎ、しかも結局あきらめてZapposのサイトを見に行っちゃったりしたことないですか? 私たちも一緒です! でも、下に記したヒントを参考にすれば、もう迷わなくてすみますよ。

  

ぴったりなタイトルを考えましょう

ママから「そろそろまじめになる時期よ」というタイトルのメールを送られてきたことがありました。はじめ、私の進路について文句を言っているのかしらと思ったんですが、結局ママは私の靴のサイズが知りたかっただけだったんです...。ママからのメールだったので笑い話ですが、同僚や仕事関係の人にメールを送るときには、タイトルとメールの内容がかみ合ってないとまずいですよねぇ。Write It Wellの代表ナターシャ・タークさんはこのように言っていました。

記事のタイトルを考えるように、eメールのタイトルを考えないとだめよ。[...]具体的で内容を的確に表現するようなタイトルをつけ、メールの内容が変わるところでは、タイトルも変えるように私たちはアドバイスしています。「提案」、「会議」、「こんにちは」などといったタイトルは全く無意味で、改善するためには「ミーティングの名称、日時、そして具体的な要求」などを加えましょう。そして、言葉は慎重に選びましょうね。

文章の書き出しは上手に。

わかりきっていることだとは思いますが、最初の挨拶は重要。あなたのeメールの意図がだいぶ相手に伝わります。「eメール交信の上級者になるためのガイド」(The Executive Guide To E-mail Correspondence)の作者、ドーン・ミッチェル・ボードDr. Dawn-Michelle Baude)博士は次のように説明してくださいました。

「こんにちは」[...]で始まる文章は、友好的で前向きな内容だと安心させるシグナルです。もしそんなメールを送りたい場合は、「こんにちは」と文章をはじめると、即座に相手に親しみが伝わり、とても効果的です。昔ながらの「~様」という挨拶で始めると、それとはまったく反対のニュアンスになります。かしこまった内容で、個人的ではなく、公式の連絡であるということが伝わります。

お友達には「こんにちは」で書き始め、(もし仲良しでもちゃんとご挨拶したい場合は)、そして就職したい会社の上司に対しては「~様」で始めるべきであることは明らかですね。でも、時にその区別が難しい場合もあります。未来の上司になる人よりも恐るべき人ではなく、オフィシャルな間柄でもない仕事関係の人と連絡したい場合はどうしたらいいのでしょうか。そういった場合には、私はその人のホームページを見るようにしています。もしその中でその人がファーストネームだけで呼ばれているようでしたら、「こんにちは、~さん」でいいと思います。もしそんな情報もないようでしたら、賭けに出ないといけませんね。どのくらい丁寧にしたいのか、礼儀正しさを優先するためにどれくらい親しみやすさを犠牲にしてもいいのかを考えましょう。もしあなたの出した答えが「いっぱい犠牲にしてもいい」ということでしたら、「~様」にしましょう。

個人的なつながりを確立しましょう

策略的な感じに聞こえますが、ただ単に「自己紹介をしましょう」という意味です。タークさんはこのように言っています。

ご挨拶の後は、もし相手との何らかの共通点が見付けられれば相手もひきつけられると思います。[...]もしも、私が面識のないメアリーという人と、一度会って自分のすばらしい商品を紹介したいと思っていたら、このようにメールをスタートします。「こんにちは、メアリーさん。私達の共通の友達リチャードからの紹介でご連絡しています。リチャードと僕は学生時代からの友人なんですよ。」

もし相手に会ったことがあるのなら、どこで会ったことがあるのか伝えましょう。もしくは、どのようにその人を探し当てたのかを伝える一文を入れましょう。「あなたのブログ/著書/キャセロールのレシピが大好きです」という文章は、誰も共通の知り合いがいない場合はいいつながりの作り方かもしれません。基本的に、あなたがどんな人なのかどうしてその人にeメールを送ることになったのかを伝えましょう。

簡潔に。そして要点を早く伝えましょう。

タークさんによると、eメール交信で一番やってはいけないこと、それは、長いメールを送ることだそうです。特に長いメールで要点が最後の方に埋もれているようなメールはもってのほか。昨今の生活スピードはものすごいですし、携帯端末でメールを見ていることが多いので、メールの最初の方だけを読む傾向があります。なので、用件を回りくどく伝えるのではなく、ご挨拶と自己紹介(必要があれば)のあと、すぐに要件を伝え、もし何かお願い事がある場合(eメールの場合、多いと思いますが)即伝えましょう。

ボードさんは次のように言っています。

伝えたいメッセージをできる限り早く伝えることがもっとも有効なコミュニケーションだと信じているので、私は依頼内容を最初の一行に書くようにしています。メッセージが回りくどかったり、伝わるのに時間がかかればかかるほど相手に伝えるのに苦労します。なので、私は依頼は最初に、その後説明を補足するようにしています。

もし何か依頼をするならば、説明が肝心。相手になぜその依頼を受けてもらうことが重要なのかを伝えましょう。でも、だらだらと長いのはダメですよ。相手が不明な点がある場合は質問してもらいましょう。もしたくさんの情報を伝えたい場合は箇条書きにすることをタークさんは勧めています。「箇条書きだとわかりやすく、書いている人も相手も時間の節約になりますね。」

説得力のあるしめくくりにしましょう

タークさんによると、

メールの説得力のある終わり方[...]というのはいくつかポイントがあります。:ひとつ目は、まとめるということ。一番伝えたいことをもう一度伝えましょう。次に、もし必要があればもう一度お互いの共通点に触れましょう。三つ目は次のステップについて具体的に述べましょう。つまり、もしあなたが面会をお願いする場合、[あなたはこのように言うかもしれません]:「リチャードがあなたを紹介してくれて大変うれしく思っています。お会いするのを楽しみにしています。ぜひお話しする時間を作ってくださいますようお願いいたします。[...]もし来週までにご連絡いただけない場合は私の方から金曜日にお電話させて頂きます。」

また、ボードさんは、

もし最後に「すぐまた連絡するよ」や、もっと丁寧に「またお会いするのを楽しみにしています。」とか「この件についてもっと詳しくお話しするのを楽しみにしています」というような前向きな挨拶を書くと、ポジティブな印象を与えます。反対に、署名を入れなかったり、自動署名だけだったり、何も書かなかったりすると、冷たい印象を与えますね。

と言っています。

広告宣伝のプロで作家のカレン・テイラー・バスさん( Karen Taylor Bass)は上手なeメールの終わり方について次のようなアドバイスをしてくれました。

  • 相手が時間を割いてメールを読んでくださったことに感謝の念を伝えましょう
  • 不明な点については気軽に問い合わせてくださいと伝えましょう
  • あなたの連絡先を明記しましょう
  • 食事やお茶にお誘いしてみましょう
  • ご健康とご繁栄をお祈りしていますを伝えましょう

最終チェックをしましょう

基本的なことですが、重要だとボードさんは言います。

メールの場合、より早く返事をすることが重要になってくるので、紙面上の交信よりもメールの方が間違いについては大目に見る傾向があります。しかし、あまりにも大きな間違いは、メールの送り主そしてメールの内容そのものの信用に傷をつけてしまいます。

ひとつのスペルミスくらいなら大丈夫ですが、間違いだらけのメールには注意しましょう。宛先が正しいかもこのタイミングでチェックしましょう(他人宛のメールを受け取るのは誰だってうれしくないですよね)。また、必要のない人にも返信を送っていないかを確認しましょう。「必要がなければ全員に返信するのはやめましょう」とテイラー・バスさんはアドバイスしています。

口調についてもチェックしましょう。冷たい口調になっていませんか?ボードさんはスマイリーフェイスを使いたいという衝動は抑えましょうといいます。(誰でもやったことありますよね~)その代わり、ちゃんと気を付けながらたまに「」を使いましょう。句読点の中でもっとも感情を表す記号なので、きちんと気を使いながら使えば、精神的な寛容さと興奮を表現することができます。

もし上記のことを全てできれば、eメールに困ることはなくなるでしょう。でも、もしできなかった場合、手直しするためのヒントがいくつかあります。そして、もしあなたが伝えたい内容が長かったり複雑な場合は、テイラー・バスが指摘するように、電話をした方がいいことを覚えていてくださいね。

The Executive Guide To E-mail Correspondence

Write It Well

Karen Taylor Bass [Official Site]

イメージ画像 via Nomad_Soul Shutterstock.com

http://jezebel.com より再版

Anna North (原文/ yuko)