メールを管理しなければ、という脅迫観念から自由になろう!

メールを管理しなければ、という脅迫観念から自由になろう! 1

朝起きてから寝るまで、いや寝ているときも、メールボックスにはメールが溜まっていきます。上司、同僚、友達からのメールや広告メールなどなど。。

だから、メールチェックはかかせません。受信boxに未読メッセージがなくなるまで、メールに目を通し、返信したり、分類したりすると思います。

メールが無秩序にたまらないように必死です。

でも、これって本当に意味のある行為なんでしょうか。

受信boxをもう放っておいてしまったらどうでしょう?

未読メールがたまっても気にしないようにしましょう。野放図に雑草がはえている地区みたいに、メールでいっぱいの受信boxにしてしまえばいいんです。

そんなことしたら大変なことになると思いますよね。

でも本当にそうでしょうか。私たちは他の情報を刈り取って、探しているメール見つけてくれる「検索」っていう高性能な鎌を持っています。使い方もとっても簡単な鎌です。

最近のIBMの研究がこの考え方を裏付けてくれています。受信boxを整理するよりも、整理とかしないで必要なものを探す時には検索する方が効率がいいという考え方を、です。

長期間メールサービスを利用しているユーザー345人の、メールを探すという行為を観察した調査によると、効率よくメールを探すのにフォルダ分けは貢献していませんでした。それよりも検索のほうが便利でした。

実際、受信boxを整理整頓することで何を達成しようとしているのでしょうか?

達成感を味合わせてくれるだけのような気がします。メールを探すのにもそこまで役立つと思えないし、整理自体が目的となってるのではないでしょうか。今ほど検索機能が発達していなかった時は、フォルダ分けが大事な技術だった事もあったと思います。

でも時代は変わりました。古い習慣なんてきっぱりやめてしまいましょう。

「検索」がフォルダ分けよりは効率的だといってもまだ、完璧という訳じゃありません。まだまだ開発の余地はあります。今後どんな風になっていくのか、ちょっと予想してみましょう。

現在、メールは受信箱の中で平等に時系列に並んでいますが、メールに優先順位をつけるのはどうでしょうか?例えば、コンタクトの中で優先する人を決めておけば、その人から来たメールは優先順位順に受信boxの上に持ってくるということです。残りの読んだメールとか重要でないメールは、その後に時系列にしておけばいいのです。

それからIBMの研究によって後押しされたsuperthreadingという考えを紹介します。

メールのオーガナイズをより進化させるものは何でしょうか?1つは内容によってメールを分類すること。もう1つは、メールの文面からキーワードを自動的にぬきだしてメールをクラスター分けすること、です。

すぐに実現されそうなものでは、コンタクトの名前ごとにリンクを貼るというのがあります。名前をクリックするとその人とのメールが見れるようになるっていう感じです。(Gmailはそうなっていますよね。連絡先>名前>最近のスレッドを表示と順にクリックしていくことで見ることができます。でももっと簡単にできてもいいはずです。)

まぁ、emailが将来どんな風になるかはともかくとして、私たちが今できることはフォルダ分けという自己満足をやめて、検索を活用するということです。受信ボックスに未読メール○○件ってでるのがすごーーーくストレスフルなんだとしたら、全選択>既読にチェックをして解決しましょう!

[Technology Review]

Adrian Covert (原文/mio)