Googleをも凌ぐ勢い? グループウェアの域を抜け出したクラウドサービス「SkyDesk」を徹底活用

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クラウドサービスのお手本があるとしたら、きっとこういうサービスなのかもしれません。

そんな便利なのが、前回の記事でこんなことが便利かも! と可能性を提示した富士ゼロックス提供のクラウドサービス「SkyDesk」です

SkyDeskでは所属している組織内のユーザーで形成される「組織グループ」。そして、異なる組織間だろうと誰でも参加できる「個人グループ」の作成ができます。この個人グループを知っておくとSkyDeskがもっと使いやすくなるので紹介しますね。

  

個人グループって便利なんだよ

SkyDeskで、「組織」を活用すれば、スーパー管理者を設定し、ユーザーの利用できる機能の権限設定やアクセスを許可するIPアドレスの制限を行うことが可能になります。その「組織」の中で、部署やプロジェクト単位などで「組織グループ」を作成することができるんですね。

例えば、会社(組織)のプロジェクトで「経営戦略チーム」という組織グループを作成したとします。メンバー間ではプロジェクトの情報や進行度をSkyDeskで確認したり、共有できます。また、組織の内部の人間であれば、複数のグループへ参加できるので、チームの掛け持ちなんてこともOKです。

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組織を作るには「設定」→「組織の作成」から組織名を入力します。

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組織グループは「設定」→「組織の作成」→「○個の組織グループが存在しています」をクリック。ここで「グループの作成」をクリックして作成できます。

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そして個人グループはもっとカジュアルです。例えば、他社からプロジェクトの共同開発のお誘いがありました。でも組織グループは同じ組織のユーザーしか加入できません。こういった場合に「個人グループ」を作成。こちらはグループで組織間の隔たり無く何人でも参加することができます。もちろん個人グループであっても、ドキュメントやスケジュールの共有が可能です。

共同プロジェクトなんてお固い話だけじゃなくて、「A社B社草野球連合!」なんてサークル的な個人グループでもOKですよ!

個人グループはもっと簡単に作成可能です。上部の「グループ」から「個人グループ」をクリック。

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これに連携して、「アクティビティ」も活用すると便利かも。

こちらはホーム画面に備わった「ちょっとひとこと」というつぶやき機能。Twitterなどと違い、つぶやきを発信するグループを選択できるのがポイントです。

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「こっちのグループだけ誘いたい」「この会話は内密で......」といったコメント発信に活用できます。

スマートフォンからもっと活用できるよ

そして忘れちゃいけないのが、前回もちょこっとご紹介しましたが、スマートフォンからの活用!

iPhone用アプリとしてSkyDeskの機能の一部をiPhoneから使用しやすい形式に再構成したSkyDesk Mobile。そしてこれと連動する名刺管理アプリSkyDesk Cards、ドキュメントファイルの閲覧ができるSkyDesk Docsなどなどがリリースされました。

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グループ内すべてのユーザーがモバイルPCを持ち歩いていて、モバイルルーターを持っている......という状況ならば不要ですが、そんな恵まれた環境はあまり無い気がするので、やっぱりスマホから利用できるのは便利です。モバイル機能一覧はこちら

●SkyDesk Mobile(アプリ)

SkyDeskサービスを統合管理するメインアプリ。呼び出せる機能は以下のとおり。

・SkyDesk Mail(メール統合管理)

・SkyDesk Docs(文書共有管理)

・SkyDesk Calendar(スケジュール管理)

・SkyDesk CRM(顧客管理)

・SkyDesk Cards(名刺管理)

※DocsとCardsはiPhone専用アプリが起動します。インストールしていない場合はApp Storeが表示されます。

※Mail、Calendar、CRMの機能はiPhoneでスマートフォン版のSkyDeskにアクセスした場合と同じになります。

ここで便利なのが、「アクティビティ」。スマホからもグループを選択してコメントを発信できるのですが、位置情報を加えたメッセージ投稿もOKで、Googleマップでその場を確認することもできます。迷子属性のある人は是非活用して欲しい機能ですね!

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●SkyDesk スマートフォン版

スマートフォン版ポータルサイト。iPhoneのSafariの他、正式サポートではありませんが、Androidでも閲覧可能です。僕が見たところ、動作には全く問題ありませんので、普通に使えますよ。

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さて、SkyDeskの「ココが便利!」という箇所を今回は少し掘り下げて紹介してみました。前回は「個人や小規模のサークル活動での情報共有もアリかも」なんて締めくくりましたが、いやいや。これはビジネスはもちろんのこと、あらゆるシーンで活躍できるサービスな気がしますよ! 登録は無料、誰でも利用できるので、是非一度触ってみてはいかがでしょうか?

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SkyDeskの公式Twitterアカウントも用意されています。@FujiXerox_SDはこちら!


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SkyDesk Mobile

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SkyDesk Docs

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SkyDesk Cards

SkyDesk , SkyDesk スマートフォン版

(小暮ひさのり)