とことん体験レポート この記事ができるまでを全部SkyDeskでやってみたよ!

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にっぽんのビジネスパーソンのみなさーん。SkyDesk、使ってますかー?

これまで何回かそのポイント紹介してきましたが、ぶっちゃけ「多機能&高性能なのはわかったけど、どういったシーンで便利なんだろう?」と、使いあぐねている方も多いのではないでしょうか?

やっぱりどんなサービスでもそうですが、一度使ってみないことには、その良さって分からないんですよね。

なんてことを先日のギズモード会議で愚痴ってみたところ、編集部の松葉さんから「富士ゼロックスさんからの依頼で、SkyDeskを使ってギズモードの記事を作ってみるという体験レポートやってみませんか?」とのメールが。

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しかも、記事を作るまでのフローを全てSkyDeskで? ってマジ? 確かにその活用シーンをわかりやすく紹介するという意味では、すごく良い企画かも? うん乗った、この話。

では、タイトル通りの体験レポート企画、『この記事をSkyDeskで作ってみよう』。はっじまるよ~!

というわけで、編集部松葉さんからのメールに二つ返事でOKを出したところ、さっそく専用グループ、[「SkyDesk」で記事を作る]に追加されました。

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グループを作成しておけば、その中でメモやドキュメント、タスクの共有ができる。また、それぞれのワークフローがどこまで進んでいるか確認できるので、こういった複数人物が入り交じる作業にはグループ作成が便利ですね。各々が異なる組織に所属していたとしても、「個人グループ」なら所属組織(社内・社外)関係なく、プロジェクト単位でグループが作れますよ。

ここで活用したいのが「タスク」や「メモ」。タスクは自分の予定を書きこんでおくことで、グループ内のメンバーが「今○○さんは、この作業中か」。と把握できたり、他のメンバーにタスクの担当を割り振ったりすることもできます。

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口頭で伝えたり文面で伝えたりしなくても良いですし、何より確実。「○○さんがコレやってるうちに、コチラの作業を進めておこう」なんて、並行した仕事運びもスムーズにできるのではないでしょうか?

また作業の進捗状況を確認するのに「アクティビティ」での一言メッセージも便利です。

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こちらはメッセージの送り先を特定のグループだけに限定することもできるため、このようなやんわりとした催促もできちゃいますね。

というわけで、構成案を「コラボレーション」→「Writer」で作成しました。

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Officeのように右クリックからはコメントも挿入できるため、要所要所で閲覧者への内容確認もできます。ただの簡易オフィスではなく、このような一線で多用される機能が標準的に搭載されているのは評価したいポイントですよ。

作成した構成案は上部タブの「共有」→「共有」からグループ単位で共有できます。メールでみんなに添付して、「確認してください」とか送るよりもすごくスマート。

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さらに共有がかけられた場合はグループのトップにある「共有されたドキュメント」項目に追加され、クリックで素早くアクセスできます。今回は構成案という内容ですが、ビジネスでは同時進行の案件がいくつもあったりするので、それらをまとめて共有しておくと便利かもしれません。

構成案が提出できたところで、ここからは一旦僕の手から離れ、ギズモード編集部、松葉さんのお仕事へとシフト。

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まず僕が提出した構成案をチェックして、営業さんとの内容チェック。グループ内での連絡手段も、メール、チャット、一言メッセージと各種あるので、その時々に合わせた手段でコンタクトを取れるのはソーシャルの強みですね。

例えば、早くレスポンスが欲しい案件。これはチャットでリアルタイムに会話しながら。中1日~中2日でまとめて意見が欲しい場合はメールが安定でしょうか。また、「皆でちょっと見ておいてね~」というレベルであればひとことメッセージを書いておくと良いかもしれません。

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先日レポートしたとおり、iPadだと大画面で見られるため、このような長いドキュメントファイルでも快適に内容チェックできます。iPadに限らず、PC、スマホあらゆる端末で情報をチェックできるのは、今の時代のニーズに合致していますね。

そして松葉チェックが終わった所で、僕への念校が届きました。

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こちらも「届く」と言っても、共同編集できるWriterでの手直しなので、基本的に僕が作成・共有しておいたドキュメントをチェックするだけです。メールで何回もドキュメントを添付してのやり取りを繰り返さなくても済むというお手軽っぷり。

そして数日後......。

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やっと記事のお披露目となりました。そう、今ご覧になっているこの記事ですよ!

さて、いかがだったでしょうか? 今回のSkyDesk体験レポート。ギズモード編集部としてもライターとしても初めての試みだったため、上手くできるのか? 不安なところもありました。

やってみたら意外や意外。各々の作業が視覚化できて、作業者への連絡もスムーズ。作業の受け渡しも難なくできちゃったため、やりやすかったというのが本音です。

今回は記事作成という、あまり一般的ではない業務でしたが、異なる作業担当者が入り交じるプロジェクト進行というのはかなり一般的なビジネス業務です。その流れを効率良く行なうための1アイデアとして、この試みが活用されるとビジネスパーソンの仕事がもっとダイナミックになるかもしれません。

SkyDesk[富士ゼロックス]

(小暮ひさのり)