プロジェクトマネージャー必見! 新プロジェクトをつまずかせたくないなら、こんなビジネスツールはどう?

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「新プロジェクトのリーダーをお願いしますね。」「えッ!? 私ですかァァァァ!?

な〜んて、いきなり降ってくるプロジェクト管理のお仕事。ギズモード編集部でも、つい先日大きな人事異動が発生して、色々と忙しい状態になっています。でもこれってどんな会社でも普通に有り得る事ですよね。複数人で仕事しているならプロジェクトの新規立ち上げとか、再編成とかザラですよ。

そんなザラザラ、ドキドキなプロジェクトを管理するためには、やっぱりお互いコンセンサスを取り合うことが重要になってきます。メール・メモ・付箋・口頭、などなど情報伝達、進行管理手段は沢山ありますが、いっそのことみんなで情報を共有できるビジネスツールを導入してしまうのはどうでしょうか?

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その選択肢はいくつかありますが、やっぱり推したいのがこれまでも何回か紹介してきた富士ゼロックスの「SkyDeskです。

まだ公開から1年というフレッシュなビジネスツールですが、その多機能さと連携能力の高さが突出している便利ツール。その機能も次々に拡張されており、今、本格的なビジネスユースとして成熟している状態ですよ。

ではこのSkyDeskで何ができるの? をちょっとずつ紹介していきますね。

 

 

アクティビティ/チャット

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SkyDeskが「グループコミュニケーション」ツールとして活躍する最大のポイントがこれら情報伝達機能。SkyDeskのホームページであるアクティビティでは、ファイルの共有状況が見られたり、メンバーからの一言やお知らせをタイムラインで表示することができます。

チャットはまさにチャット。オンラインのグループメンバーとリアルタイムに会話することができますよ。チャットはどのページを開いていてもピョコっとポップアップで表示できるのがポイントで、アップロードされているドキュメントを見ながら「ここどーなのよ?」なんてコンセンサスの取り合いもOKですよ。

Mail(メール)

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SkyDeskに登録すると専用のメールアドレスがもらえて、ブラウザ上から送受信ができます。インターフェースは良くある2ペインスタイルで、「Outlook風」と言えば伝わりやすいでしょうか? ド定番な見た目ですが、逆にそれが大事。よく分かってますね。うんうん。

また、メールの宛先などは「Contacts(連絡先)」で。WebメールやThunderbird、Outlook Expressからも連絡先のインポートできる点も優秀です。

Cards(名刺管理)

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「○○さんの連絡先、誰か知ってるひとー?」なんて大声出さなくても済みます。名刺管理機能「Cards」では名刺をグループ共有できますよ。OCR機能も搭載されており、取り込んだ名刺から基本情報が自動的に入力されるのも便利です。名刺管理ってローカルの管理アプリで行なっている人も多いかと思いますが、共有できるっていうのはやっぱり便利ですね。

しかも、Cardsで名刺管理したデータはSkyDesk CRMへエクスポート可能。CRMに直接データを入力する手間を省けて、営業担当者による顧客管理がスムーズに行なえます。

Docs(ドキュメント管理)

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ブラウザ内でビジネス文書3種の神器、Word、Excel、PowerPointのファイルを編集・閲覧できちゃいます。ブラウザ内ってのがキーですよね。WindowsでもMacでも、閲覧だけならスマホやタブレットからでもOKですよ。

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ほら、iPadで見てもこのとおり。「今出先だからちょっと資料見られないんですよ」が無くなるのはすごく効率上がると思います。

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さらに、ワークスペースを作れば、その中でドキュメントを共同編集することができます。いちいち更新したファイルをメールで送信したりしなくて済むのはホントに便利。「最新版はココだから、みんなそれ見ておいて、編集引き継いで!」ってコンセンサスが自然と成立する形になります。

なお、今回のバージョンアップではこのDocsが機能強化されていますよ。基本的にSkyDeskはどのサービスも無料で使えるんですが、今回「スタンダード」と「プレミアム」の有料プランも追加されました。

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ストレージ容量の増加、アップロード可能なファイルサイズの拡張、一括アップロードにも対応。さらに、無料では1個しか持てなかったワークスペースが、スタンダードでは「10」、プレミアムでは「20」まで拡張されているなど、かなりパワーアップしてますよね。複数のプロジェクトを同時進行しているような場合にはかなり頼れる機能かもしれません。

また、プレミアムプランではDocsで管理しているファイルの外部共有もOK。SkyDesk外へもファイルを受け渡しできるのは、多人数、他業種が絡み合うという状況で効果を発揮しそうですね。

つまりSkyDeskって何がいいの?

さて、このように色々なことができる! ってのがSkyDeskの魅力......。いやいや、SkyDeskの本質はそこじゃなくて、これらの機能がそれぞれ連携できるってとこだと思うんですよね。

例えば、企画内容に手直しが必要だ! ってことになれば、Docsでそのまま赤入れ、修正案の作成。で、それはいちいちメールで送らなくても、ワークスペースごと共有できちゃうのでみんなからも即アクセスできちゃう。更新状況はアクティビティで呟いておけば一目瞭然ですし。

スケジュールだって共有できるので、「あれ? 今あいつ何やってんの? 誰か知ってる?」なんてこともなくなりますよね。(アクティビティのメッセージなら、「打ち合わせの後直帰します!」をさらっと言えるかもしれません。保証はしませんが......。)

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そしてもう一つ。重要なポイントとして、「選べる」ってことがすごく嬉しい。最後に有料プランをちょこっと紹介しましたが、ベースとなる機能はどれも無料で利用可能。その上で、必要な機能だけを選んで拡張できるんですよね。

「自分らにはそこまで必要ないな〜」という機能は無料のままで。逆にこれは強化しておきたい! って機能は有料プランを利用する。

このように、自分たちのスタイル・用途・規模に合わせて柔軟に拡張できるってのも本サービスならではの魅力だと言えますよ。

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ただ、便利なビジネスツールを集めただけ。そんなWebサービスは多々ありますが、こちらは本格的なビジネスコミュニケーションを目的としているだけあって、その完成度は段違いかと思います。

すべての情報が無駄なく、最適化されて、どこにでも繋がっていく。そんなスムーズなプロジェクト進行を目指すなら、情報共有ソリューションとしてのSkyDeskを試してみる価値、アリアリではないでしょうか?

ちなみに、SkyDeskはスマホ・タブレットとの親和性も良好。特にiPhoneは3種類のアプリが用意されています。下記アイコンをクリックしてダウンロードをどうぞ。

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SkyDesk Mobile

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SkyDesk Docs

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SkyDesk Cards

SkyDesk , SkyDesk 有料プラン[富士ゼロックス]

(小暮ひさのり)