ガジェ充する時間を増やしたい? だったらAcrobatを使って爆速で家に帰ろうよ!

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ガジェ充する時間を増やしたい? だったらAcrobatを使って爆速で家に帰ろうよ!  1

ついに労働時短の解法が判明!

ガジェットを触っている時間が一番楽しい! やらなくちゃいけない面倒な仕事も、押し付けられた仕事も、なるはやで終わらせてさっさと家に帰ってタッチしたい。ガチャガチャいじりまわしたい。うん、男の子ならみんなそうですよね。

ガジェットを触っている時間は、癒やしの時間。明日への活力でもあるのです。

そんなガジェットでヘブン状態を長く楽しむため、さっさと仕事を終わらせる効果的な手段はないだろうか? と思案していたところ……、

「Acrobatは労働の時短に最適なソリューションである」

という、経済評論家の勝間和代さんが提唱する「アクロ経済学」にたどり着きました。どうやらAcrobatを使った効率化論であるようです。また上手いネーミングですね、これ。

アクロ経済学に学ぶ、Acrobatのココがすごい!

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「AcrobatってPDF作れるソフトでしょ? PDFを作るだけなら、フリーソフトで沢山あるよね。そういうの。」とか思ってたんですが、アクロ経済学によるとAcrobatの利用により、実にさまざまな作業の効率化を図ることができるようです。

ほんとにほんとに? Acrobatってそんなに便利なの?」って、今までAcrobat使ったことの無い身としては、試してみないとジャッジできないところだったので、Adobeの公式ページから最新版である「Acrobat XI Pro」の体験版をダウンロードして触ってみましたよ。

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なお、この体験版は30日間全機能が利用可能。ダウンロードには「Adobe ID」が必要ですが、体験版のダウンロードアシスタントツールから発行することもできます。もちろん無料です。ただ体験版のインストールデータは580MBあるので、モバイル環境だと辛いかも。

素早く終わるぞ。Acrobat XIの資料作成能力をチェック!

Acrobat XIを使えば資料作成も捗るのか? ギズモードの媒体資料PDFを使って編集能力をチェックしてみました。これ、元はPowerPointで作られてPDF化されたヤツだけど、大丈夫だろうか……。

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「ツール」から「テキストと画像を編集」を選択すると、PDFが編集モードになります。この状態で変更したい箇所を選択して入力するだけで……。

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PDFの編集、すっごい簡単!

PDFは編集できないものという認識が広まっていますが、それはもう過去の話……なんですね。世の中にはWordやPowerPointで作成してPDFで保存しているという資料も多いと思いますが、元データじゃなくてPDF状態のまま編集できるっていうのは確かに便利!

逆の例でいうと、Office文書への書き出し機能もまた便利でした。Word形式はもちろん、ExcelやPowerPointの形式にも出力可能。「この資料、Wordで頂戴!」とか言われることって往々にしてあると思うのですが、わざわざ打ち直ししなくてもOK。ボタン一発でOffice形式で保存できてしまいます。

そして人に渡す時に喜ばれそうなのが、ファイルの結合機能ですね。複数のファイルも1つのPDFにまとめられるため、添付ファイルを沢山送るよりもこちらの方がスマート。受信側も嬉しいはずです。

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画像ファイルからの文字認識もオドロキですよ。紙からスキャンした画像データの資料中から、文字をテキストとして認識してくれます。編集こそできないものの、キーワード検索が可能になるため、過去資料を整理したり、必要な情報を見つけたい場合に活躍しそうな機能です。このOCR能力はスゴイ!

これは確かに資料作成にはもってこいな機能が揃っているかも。

これで早く帰れるかも。Acrobat XIの効率化機能をチェック!

作業時間を短く、効率化するための機能も豊富に備わっています。例えば「アクションウィザード」では、作業を自動化することが可能です。

一度作業内容を設定すれば、ページの編集作業をはじめ、文書の暗号化や保存や書き出しといったファイル操作も全て自動化可能で、楽に資料作成ができますよ。こちらもギズモードの媒体資料で試してみました。

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「偶数ページ」の「ヘッダーとフッター」に「コメントを挿入」し、「ファイル名の最初にnew_を加えて保存する」

というアクションを作成しました。あとは資料をAcrobatで開いたら、作成したアクション選択して「開始」をポチっと押すだけ。これでセットされたアクション通りに作業が進んでいきます。このアクションにより、以下のようになりました。

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堅っ苦しいギズモードの広報資料がグンと柔らかくなったよ!

このアクションを使えばどんなPDFでも、ニャンコとワンコが追加されます。もちろん、こんなおバカな使い方だけじゃなくて、本格的に作業の自動化・効率化を狙える機能です。作業時間の短縮のみならず、キーとなる作業内容を自動化しておけば人的な手順ミスからもサヨナラできそうなので、ぜひ色々試してみてください!

また、作業効率アップを目指すなら見逃してはいけないのが、「情報共有」と「共同作業」に関する機能ですね。Acrobat XIではデジタル書類ならではの効率化機能が数多く取り入れられています。例えば、共有レビュー機能。1つの資料を複数人で共有しながら内容をチェックしてコメントを付けられるため、内容のすり合わせやフィードバックも加速するはずです。

電子印鑑機能も活躍します。回覧をペーパーレス化にすることで、受け渡しのロスの解消も狙える上、デジタル文書ならメールや共有機能でやりとりも可能。外出先でもPDF上に承認判を押すことが可能になります。

「この資料○○さんから承認とっておいて」

という場合に、無駄な待ち時間を減らせるのはありがたい!

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デジタル文書を利用する際に気になるのが、「保護」に関するオプション。こちらも充実しており、資料を開くときに正しいパスワードを入力しないと開けないように設定することはもちろんのこと、編集、印刷、コピーの防止も手軽に行えますよ。

ペーパーレスによる作業効率の向上。色々な企業がさまざまなアプローチを行っていますが、あまり難しいこと考えずとも、Acrobat XIなら手軽に実現できてしまうのかもしれません。

資料の準備にはAcrobatが正解! 体験版を試してみてよ

できることが非常に多いAcrobat XI。さまざまなシーンでの活用法が、「アクロ経済学」のレッスン動画としてまとまっているので、そちらもぜひご覧ください。「PDF文書の編集」「PDF資料からパワポでの作り直し」「過去資料の再利用」などなど、よくあるシチュエーションで手順や活用例が紹介されています。

こちらが「アクロ経済学とは何か?」を勝間さんが解説したプロローグ動画。

そしてこちらが本編のうちレッスン1の「資料準備編」の動画です。

これを見ていると、画像とPDFと、ドキュメントと。それらのビジネス文書の垣根って無くすことができるんだなぁ〜と、ただただ関心。これは確かに色々と捗るかもしれませんね。

そんな辛く面倒な作業時間を縮める、魔法のツール「Acrobat XI」。無料体験版はこちらからダウンロードできますよ。まずはどんなことができるのか? どのくらいの精度なのか? を試してみてはいかがでしょうか。

9月末には、例のアレも発売されるみたいですし、少しでも早く仕事終わらせてガジェ充しちゃいましょう!

Acrobat XI

(小暮ひさのり)