Evernoteマスターになれる10のTips

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Evernoteのポテンシャル、活用できてますか?

Evernoteはあらゆることを記録できるアプリとして人気を確立しています。書きかけの小説をメモしたり、気に入ったウェブサイトをブックマークしたり、何でもEvernoteに記録しておくことができます。あなたはEvernoteの便利な機能を最大限に活かすことができていますか?

Evernoteマスターになるための10のTipsを米Gizmodoがまとめてみました!

1. パワポ不要のプレゼンテーションモード

Windows、Mac、iOSアプリのいずれかでEvernoteを使っているなら、ボタン1つでノートをフルスクリーンのスライドに変換できるプレゼンテーションモードが使えます(Androidは現在対応準備中)。もうパワーポイントは不要です。ただし、この機能はプレミアムユーザ限定。プレミアムにアップグレードするには、月450円または年間4,000円かかりますが、プレゼンテーションモードには無料ユーザ向け30日間トライアルがありますので、アップグレードする前に機能を試してみたいという方はトライアルを利用するのも良いかもしれません。

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プレゼンテーションモードでは、パソコン、スマホ、タブレットなど使用中のデバイスが外付けモニタに接続されていれば、それぞれ外付けモニタ画面にスライド、デバイスの画面にはノート全体が表示されるので、自分でノートを見ながらプレゼンができます。外付けモニタを使っていない場合は、デバイスの画面にフルスクリーンのスライドが表示されます。プレゼンの最中にもノートを編集できますし、マウスカーソルが青色のレーザーポインタに変わるので、強調したいポイントを説明するのにも便利です。

2.メール送信でノート作成

この機能はプレミアムユーザでなくても利用できます。Evernote宛にメールを送信すると、メールの内容からそのままノートが作成できます。つい溜まってしまうメールをEvernoteに転送することで、メールのデータは残しつつ受信ボックスをすっきり整理できます。ノートを送信するための専用メールアドレスは、アカウント情報から参照できます。使っているアプリやインターフェイスによって変わりますが、例えばWindowsアプリを使っている場合は、ツールメニューのアカウント情報から見ることができます。

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さらに、Evernote宛にメールを転送する際、メールの件名にコードを追加することで、ノートの仕分けができるという機能があります。特定のノートブックに保存したい場合は「@ノートブック名」、タグを付けたい場合は「#タグ名」、リマインダーを設定する場合は「!20150115」のように、「!」の後ろに日付を入れるなど。例えば「新年会」というタイトルのノートを作成し、2015年1月15日にリマインダーを設定したいという場合、メールの件名は次のようになります。

新年会 !20150115

コードについて詳しくはこちらのページを参照してください。後で読むメールをフラグしたり、受信ボックスに置いておきたくない添付ファイルをアーカイブしたり、どのように使うかはユーザ次第です。常に受信ボックスを空にしておきたいという人にとっては、この機能がとても役に立つでしょう。

3. 検索オプション

一度に大量のノート内を検索できるのはEvernoteの最も便利な機能のひとつですが、検索オプションを使うことでもっと便利になります。Googleのように、検索キーワードにいくつかシンタックスを追加することで必要な情報をスムーズに検索できます。例えば「intitle:サッカー」と検索すると、件名に「サッカー」が含まれるノートのみ検索結果に表示されます。

その他にも、Evernoteナレッジベースの検索シンタックスの使い方ページで様々な検索オプションが参照できます。特定のノートブックやタグを指定して検索したり、ノートを作成するのに使用したアプリから検索したり、また「todo:」というシンタックスでチェックボックスを含むノートを検索することもできます。作成場所でも検索できるので出先のノート探しにも便利です。

4. 複数のノートをマージ

Evernoteでは複数のノートをマージすることでひとつにまとめられます。マージすることによって情報がアカウント内のあちこちに散らばるのを防ぎ、すっきりと整理できます。マージ機能はWindowsとMacのアプリ、Web上で利用できます。

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Shiftキーを押しながら複数のノートをクリックすると、クリックしたノートが同時に選択でき、マージオプションが表示されます。マージしたノートは見出しで分割されます。同じテーマの短いノートがたくさんある場合には、マージしてひとつのノートにした方がすっきりするかもしれません。

5. カレンダーアプリSunriseと連結

複数のカレンダーをまとめてチェックしたり編集したりできる人気のカレンダーアプリとEvernoteを連結させるというのも、なかなか使い勝手が良さそうです。SunriseのモバイルアプリまたはWeb版からの連結が可能で、Web版の場合は、Accountタブの中にあるPreferencesダイアログからEvernoteアカウントを連結できます。

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連結させると、SunriseからEvernoteリマインダーの新しいタスクを作成したり、GoogleカレンダーやFacebookのイベントなどの予定と一緒にEvernoteのスケジュールを確認することができます。Sunrise以外にも、ブログや旅行に便利なアプリなどたくさんのプラグインやサービスが利用できます。詳しくは、Evernote App Centerのページを参照してください。

6. 2段階認証

Twitter、Facebook、Microsoft、Google、Dropbox、Appleなどのサービスで利用できる2段階認証ですが、Evernoteにもあるんです。みなさんご存知だとは思いますが、2段階認証を導入することでたとえ他の人にユーザ名とパスワードが知られてしまったとしても、不正ログインされにくくなります。

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ウェブ版のEvernoteアカウント設定ページからセキュリティ概要を開き、2段階認証という見出しの下の有効化をクリックすると設定できます。あとは新しいデバイスにEvernoteを設定する際にパスワードに加えて必要となるバックアップコードまたは認証アプリが使えるようになります。また、プレミアムユーザの場合は認証コードを携帯電話にテキストメッセージで送信することもできます。

7. IFTTTを使ってTwitterログをバックアップ

EvernoteとIFTTTはどちらも他のツールと連携させて活用できるツールですから、もちろんこの2つを連携させることもできます。Evernoteを使ってIFTTTのアクションをトリガーする方法はたくさんありますが、ここではそのうちのひとつについてお話します。Twitterのログを全てEvernoteに残すというものです。そうすることで、自分の過去のツイートを探したい時に、自分のタイムラインを延々とさかのぼる必要なく、Evernoteで検索することができます。

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Twitterのログをバックアップするには、まずIFTTTで新しいツイートをトリガーにしてレシピを作成します。その際、リツイートや他のユーザへのリプライを除くこともできます。次に、Evernote内で行うアクションを選択する画面へ進みますので、新しいツイートをEvernoteの既存のノートに追加するというアクションを選びます。このノートには、後で探しやすいように好きなタグをつけることができます。ノートの容量が2MBを超えると、IFTTTが自動で新しいノートを作成してくれます。

8. 写真でTODOリストを作る

TODOリストを作ってもうまく使いこなせないという場合、もしかしたらTODOリストの見た目がつまらなくてリストを見る気になれないのかもしれません 。または、新しいTODOを記入する時間がないのかも。EvernoteのTODOノートブックなら、そんな悩みを解決できます。片付けなくてはいけない仕事や、何か必ずやっておくべきことを見つけるたびに、モバイルアプリのカメラを使って写真を撮るだけです。

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もちろんEvernoteだからメモを書き加えることもできますし、リマインダを設定することもできます。Evernoteを使って自分にぴったりのTODOリストを作ることができます。重要度別にタグを使い分けてソートしたり、仕事とプライベートのTODOを分けたりすることもできます。

9. Webクリッパー

Webクリッパーは Evernoteにサインアップする人が最初にインストールする人気エクステンションのひとつですが、最近新しい機能がアップデートされました。もしも長い間Webクリッパーを使っていなかったとしたら、新しい機能をチェックしてみてください。使用容量が少なくなり、関連性の高い順に表示するようになっただけでなく、リマインダを設定できるようになりました。ホテルの予約やイベント情報など、期限のあるページをクリップするのに便利です。

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また、アップデートされたWebクリッパーは、保存したWebクリップをノートブックにアサインしたり、ハイライトしたりしやすくなっており、エクステンションの設定からその他にも様々なオプションが利用できます。ページまるごとからリンクのみまで、好みにあわせて異なるタイプのWebクリップを保存することができます。

10. 名刺の電子化

以前にも印刷物の電子化について触れた記事を書きましたが、電子化はEvernoteの得意分野でもあります。モバイルで利用できる便利な例としては、名刺をためておかずに写真を撮ってデータ化してしまうという方法があります。EvernoteのiOS用アプリには、名刺専用の撮影モードがついています。

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名刺を撮影したら、連絡先情報が自動的にスキャンされて、Evernoteにテキスト情報として保存されます。また、抽出した連絡先情報からLinkedInプロフィールを探すオプションもあります。情報は必要に応じて編集でき、Evernoteをインストールしたデバイスすべてに同期されます。

以上がEvernoteを使いこなすための10のTipsです。この記事を読んでいるEvernoteマスターのみなさん、他におすすめのTipsがあったらぜひ教えてください!

UPDATE:

今月リリースの「Scannable」

David Nield - Gizmodo FieldGuide[原文

(山田まり)