GmailとInboxを並行して使うときのTipsまとめ

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Webでもスマホでも、どっちかに決めなくてOK。

グーグルのメールアプリには、GmailInboxのふたつがあり、どちらもWeb、Android、iOSどれからでも使えて、それぞれの良さがあります。そして両方を並行して使えば、それぞれの良いところを利用できます。以下にいくつか、うまく使い分けるためのTipsをまとめていきます。

GmailアプリとInboxアプリの特徴

まず、Gmailはあのみんな知ってるGmailです。そこには、有能なフィルタに、有能な検索機能、ラベルでの分類機能などなどがあります。Gmailの機能を完全に使うには、こちらが適しています。

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一方Inboxは、グーグルが考える次世代メールクライアントです。なるべくたくさんのタスクを自動で処理しようとしていて、メッセージをフィルタし、いろんなメールを束ね、大事そうな写真とか文書を上位表示して見やすくしてくれます。Gmailほどの深さは(まだ)ありませんが、メールをぱっとチェックするのには向いています

その違いを踏まえると、基本的な使い分け方としては、パソコンでじっくり整理したり考えたりするにはGmail、スマートフォンで素早くメールを読み必要なアクションを取るとにはInbox、というやり方が合理的になります。もちろんこれが絶対というわけではなくて、自分なりの使い分け方をすればOKです。また、GmailとInbox両方を使っていても大丈夫な作りになっています。

スマートフォンでの設定

スマートフォンで最初にすべきなのは、通知の設定です。特にGmailとInbox両方インストールしているなら、どっちかの通知だけをオンにし、どっちかはオフにしておかないと、通知があっちからもこっちからも来てうっとうしいってことになります。

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Inboxの設定画面では、メッセージを消すときにそれを削除するか、アーカイブするかが選べます。この設定を間違えないことが、InboxとGmail両方使うときには重要です。削除するかアーカイブするかはユーザーの使い方次第なのですが、保存されているつもりでうっかり「削除」に設定しないようにしましょう。

上に書いたように、モバイル端末ではInboxを使う方が合理的です。メッセージを左にスワイプすれば「スヌーズ」、右にスワイプすれば「完了」できます。自動振り分け機能があるので、スマートフォンの小さな画面でも必要なメールがすっきり見えます。ひとつの端末で両方のアプリを使っても全然問題ありませんが、多分どちらかのアプリをメインで使うようになると思われます。

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どちらのアプリから使ってもメールは同期されますが、メールの見え方は大きく違います。ただそれぞれのアプリで左上のドロップダウンメニューを開くと、そこは大体同じで、Gmailで設定したラベルも、標準の「送信済みメール」「下書き」なども全部見えます。

Webでの設定

GmailとInboxそれぞれをブックマークに入れるかタブで開いておくかすれば、どちらも都合のいいときに使い分けられます。ひとつのアプリで作ったラベルはすぐにもう一方のアプリにも反映されます。ただ、Inboxの方は自動でラベルが作られ、その中にはいかにも大事じゃなさそうな「低優先度」もあります。

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Inboxでメールをスヌーズすると、Gmail側ではアーカイブされ、受信トレイから見えなくなります。が、それをGmailで受信トレイに戻すと、スヌーズされなくなるので注意です。

Inboxでスヌーズにしたメールは、Gmailでも「label:snoozed」で検索すると一覧できます。またInboxの「ショッピング」「マネー」などのバンドルにも、Gmailのデフォルトのインターフェースにあるタブと同じような隠れラベルがあります。

Gmailの「スター」とInboxの「ピン」は似たような機能ですが、まったく同じではありません。スターを付けたメールはInboxでは「ピン」したものとして表示されませんし、逆も然りです。Gmailアプリから、Inboxでピンしたメールを見たいときには「pinned」で検索します。またInboxアプリからGmailでスターを付けたメールを見るには、「is:starred」で検索します。これによって、スターとピンは違う目的で使い分けられますが、Gmailでメールをピンしたり、Inboxでスターを付けたりはできないということです。

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Gmailでメールをスヌーズ設定することはできませんが、Inboxでスヌーズしたメール一覧表示することは可能です。「label:snoozed」で検索すればOKです。

…という具合に、GmailとInboxは並行して使えるようにうまく作られています。このTipsが、より快適なGmail/Inboxライフのお役に立てれば何よりです。

David Nield-Gizmodo Field Guide[原文

(miho)