企画書を何度も突っ返される人へ。「伝わりやすい書類」のコツをまとめたよ

  • Sponsored By 株式会社モリサワ
  • author 小暮ひさのり
企画書を何度も突っ返される人へ。「伝わりやすい書類」のコツをまとめたよ
Photo: 田中文太郎

助けてください。企画書が何度も突っ返されるんです。

提出しても「イマイチよく伝わらないなぁ〜」とか言われると、結構凹みます。内容はしっかりと書き込んであるつもりなんだけど、時には行ったり来たりのピンポン状態が続くことも…。しかし、そうこうしているうちに気づいたのです。

ひょっとして書面の見栄えに問題があるのではなかろうか?…と。

書面の見栄えを変えるには、フォント(文字)を強調したり、読みやすいフォントを選んだりといった調整になると思うのですが、そもそもフォント選びってめんどくさくないですか? 自力で調整してみたものの、フォント音痴すぎて分からんです!

このループから出られないのでは仕事になりません。そこで、伝わりやすい書類をデザインするテクニックをその道のプロに聞いてみました。株式会社モリサワの橋爪明代さんです。

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Photo: 田中文太郎

橋爪明代さん

フォントメーカー「モリサワ」で、全国の大学・自治体にフォントの選択やレイアウト方法をレクチャーする講義や研修会を多数行なっている。

フォントによって伝わりやすさは変わるの?

── 早速ですが、読んでもらえる書類、内容が伝わりやすい書類を作るには、どうしたところに気をつければいいのでしょうか?

橋爪明代さん(以下、橋爪):方法はいくつかありますが、認識しやすいフォントを選ぶだけで、伝わり方が変わるということも起こるんです。

── 認識しやすいフォントとは?

橋爪:例えばモリサワの「MORISAWA BIZ+(モリサワ ビズプラス)」で提供しているユニバーサルデザインフォント(UDフォント)は、線と線の余白をしっかり取っていて、文字の形も分かりやすくデザインされています。それでいて大ぶりなので、印象や伝わり方も変わりますよ

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Photo: 田中文太郎|上段がUDフォント、下段が一般的なフォント

── 確かに、ずいぶんイメージが変わりますね!

橋爪:モリサワのUDフォントは、「文字の形が分かりやすいこと」「文章が読みやすいこと」や「読み間違えにくいこと」をコンセプトに開発されています。企画書など情報をしっかり伝えたい、といった文書では効果的だと思います。

フォントは決まった。あとはプロ直伝のノウハウを学ぶのみ

フォントをUDフォントに変えただけ。ただそれだけなのに、文字のイメージがガラッと変わって驚きと不思議感でいっぱいです。フォント選びってやっぱり大事なんですね。

よし、使うフォントは決まりました。引き続き書類の伝わりやすさを上げる方法をフォントのプロから直々に教えてもらいました。僕のように書類の見た目に悩んでいる方々はチェック必須です。

1.「B(ボールド)」ではなく「文字の太さ(ウェイト)」を変える

── 最初の掴みって大事だと思うのですが、タイトルや文字を強調するときのコツってありますか?

橋爪:Microsoft Officeなどでは「B」ボタン(太字ボタン)で太くできるのですが、これは文字の縁をなぞって太くしているんです。すると均等に太ってしまい、文字が潰れたり、バランスが崩れたりしてしまうこともあります。

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Image: 小暮ひさのり

一方でフォントのウェイト(Light〜Heavy)を変更すると、画数が多い混み合った文字でも、文字がつぶれないようデザインされているので、視認性を損なうことなく太くできます。太くしたい文字はウェイトが変えられるフォントを選ぶといいと思います。

※Windowsでは、RegularとBoldのウェイトが表示されません。ウェイト表示のないフォントを選ぶとRegularになり、Bボタンを押すと、Boldに置き換わります。

2.本文とタイトルのフォントはある程度統一する

── 書面の中で複数のフォントを使うってアリですか?

橋爪:同じ書面の中でたくさんのフォントを使うと、ちょっと見づらくてチープに見えがちです。ある程度は統一した方がいいですね。

タイトルでゴシック体を使うなら、リード文(内容を要約した短文)もゴシック体で。注目してほしい場所は丸ゴシック体にする、といった程度であれば、違和感なく見やすさも確保できると思います。こうしたときでも「MORISAWA BIZ+」はフォントのイメージの振れ幅が少なくて、選びやすいラインナップになっています。

3.小さい文字に明朝体はNG

── 小さな文字、例えば写真の下に付ける説明文(キャプションとも呼ばれます)などを見やすくするには、どういうフォントがベストですか?

橋爪:小さい文字は明瞭さが求められます。明朝体やポップ体、ゴシック体でも太いウェイトだと、印刷によってかすれたり、見づらくなってしまうので、なるべく飾りが少ないゴシック体、そして細めのウェイトがベストですね。

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Image: モリサワ

ゴシック体にもさまざまなものがあり、シーンごとに使い分けるのが効果的ですが、「MORISAWA BIZ+」に含まれるUDフォントのゴシック体は、一文字一文字が大ぶりで、視認性とデザイン性のバランスが高いので、キャプションにも力を発揮します。

4.和文と欧文が混在するときは「P」を選べ

── 数字や英語の文字が交じるレポートが何故か読みづらいんですけど、僕の英語力が足りないだけでしょうか…。

橋爪:これはフォント選びで解決できるかもしれません。フォント名にある「P」に注目するといいと思います。

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Image: 小暮ひさのり

── あ〜確かに同じフォントでも「P」が付いているのと付いていないのがあったりしますね。ずっと気になっていたんですけど、この「P」の意味って何なのですか?

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Photo: 田中文太郎

橋爪:これは「プロポーショナル」の「P」なんです。

フォント一文字一文字が持っている横幅に対する詰め情報をPで区別しているのですが、「Pなし」のフォントはそれぞれの文字が構成する横幅は固定で、ひらがなの「あ」も漢字の「微」も、みんな同じ横幅です。英数はその半分の幅です。

一方で「Pあり」は文字の形に合わせて文字の幅が異なります。「W」と「I」の文字の形はだいぶ異なりますよね。この文字の形どおりに、文字が詰まっているのがプロポーショナルフォントです。かなも影響を受けますが、欧文ではその違いが大きく表れますね。

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Image: 小暮ひさのり

つまり、文中に欧文が出てくるときに「Pなし」を選んでしまうと、日本語の中にいきなり半角幅の英語が表示されてしまうことになります。読み手のリズムが狂ってしまうんですね。

そのため、欧文や年号などが出てくる企画書やレポートなどの本文は「Pあり」フォントを選ぶといいですね。逆に和文中心の文書は、文字の幅がそろっている方が読みやすく感じるので「Pなし」フォントを選ぶといいと思います。

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Microsoft Wordなど、スタイルの変更設定から和文は「Pなし」で、英数字を「Pあり」フォントにしてそれぞれ分けて設定できるので、そういうときは使い分けをすると欧文が交じるレポートなどでも読みやすくなりますよ。

5.長文を読みやすくするのは「行間」の調整

── 長いレポートや論文などの、長文を読みやすくする方法ってありますか?

橋爪:フォントを変えてちょっと読みづらいと感じることもありますが、これは「行間」が狭いというのが、ほとんどの理由だと思います。

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Image: 小暮ひさのり

行と行の間に余白がないと、次の行の先頭に視線を移すときに次の行を探せないということがよくあります。こうしたときにガイドとなるのが行間の余白なんです。1行の中にたくさんの文字が入っていればいるほど、行間を空けた方がスッキリと読みやすくなりますね。

6.伝えたい内容によっては「ジャンプ率」の変更が有効

── 特定のキーワードに注目してほしい! どうすればひと目で伝わりますか?

橋爪:紙面の中で、フォントのポイント数の一番大きなものと一番小さなものの比が大きければ大きいほど、インパクトのある紙面が作れます。この比率を「ジャンプ率」と言います。

堅い報告書などには向きませんが、企画書やチラシなど、伝えたい・見てほしいといったときは、タイトルなどで読ませたい部分だけ大きくしジャンプ率を変えることで、より目を引く、伝わりやすいものになると思います。


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Photo: 田中文太郎

こうして、レクチャーは終了。そのまとめとして「こんな感じですね」と、橋爪さんがさらっと調整したというサンプル文書が登場。すごい、かっこいい、そして読みやすい…!

僕もこの次元に到達できるのでしょうか? 早速習ったことを総動員して、企画書リメイクにチャレンジです!

フォントテクニックを使った企画書はこう変わった!

さぁ、これが今回学んだ知識を総動員させた企画書です!

調整前の企画書

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Image: 小暮ひさのり

調整後の企画書

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Image: 小暮ひさのり

こうして並べると、その違いに自分でも驚きますね。大幅に印象が変わったと思いません? 自画自賛ですが、内容がしっかりと読み込めて、かなり良い企画書になったと思うんですよね。

フォントを変えて、少しフォントのことを詳しく知って。そうしたちょっとした要素でここまで変わるなんてすごくないですか?

社会人なら報告書を、学生ならレポートの提出といったことが多々あります。一目置かれる書類を作るには、こうしてフォントを選んで見栄えをよくするってのも、求められる力なのではないでしょうか。

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Image: モリサワ

この使い勝手の良い、UDフォント43書体がパッケージされた「MORISAWA BIZ+」は月額300円、1年間プランだと3,600円(いずれも税抜)というカジュアルな価格で利用できます。無償で使える3書体も用意されているので、この記事を読んでユニバーサルデザインフォントの効果を体験してみたい!という方は、こちらのリンクよりどうぞ。

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Source: MORISAWA BIZ+

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