リモートワークするなら覚えておきたい。自宅やカフェから会社のファイルにアクセスする方法まとめ

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  • author David Nield - Gizmodo US
  • [原文]
  • 山田ちとら
リモートワークするなら覚えておきたい。自宅やカフェから会社のファイルにアクセスする方法まとめ

このご時世、会社に行かずにリモートワークしてる人も多いですよね(訳者含め)。

リモワはいろんな意味で試される反面、やり方次第では充実した時間を過ごせるのかな〜と個人的には思い始めているところです。

問題は、コンピューターの連携。家での仕事には会社のノートパソコンを借りてくるのがベストですが、それができない場合も多いと思います。会社と家でそれぞれ違うパソコンを操作しなきゃいけないとなると、リモワも結構わずらわしくなります。

仕事環境は人それぞれなので全員に当てはまるソリューションはないんですが、幸い、便利なツールもいろいろ出てきています。

アプリやプラットフォームの大幅な改善により、会社のコンピューターでやっていた作業をそのまま家のパソコンで引き継ぐのは、以前よりもずっとずっと楽になりました。今ではどの端末でファイルを変更しても瞬時にその変更がほかの端末でも見られる仕組みになっています。

では、2台以上のコンピューターを同期する方法を具体的に見ていきましょう。

ファイルをどこでも見られるようにしよう

家のコンピューターと会社のコンピューターを同期してくれるアプリはいろいろあるので、環境やニーズに合うものを選びましょう。

なかでもおすすめなのはDropbox(ストレージは2GBまで無料)、Google(グーグル)のGoogle Drive(15GBまで無料)、Apple(アップル)のiCloud(5GBまで無料)、Microsoft(マイクロソフト)のOneDrive(5GBまで無料)とBox(10GBまで無料)。

無料で使えるストレージ容量をオーバーすると月額でいくらか支払わなければいけませんが、クラウドにファイルを保存できるだけでなく、保存されているファイルの変更がいつどこのコンピューターからアクセスしても同じ状態になっているよう、即座にに同期してくれます

Googleが提供するGoogle Drive
Screenshot: Gizmodo US

どのサービスが最適かはお使いのプラットフォームによっても変わってきます。AppleユーザーであればiCloudがいいですし、WindowsユーザーならOneDriveが理にかなっていますよね。

プラットフォームに関係なく総合的におすすめなのはDropboxです。料金はほかより若干高くなりますが、どのファイルをどことシンクロするかを手動で管理できますし、ユーザーインターフェイスが洗練されていて直感的に使えるのがいいところ。

これらいずれか(または複数)のアプリを自宅と会社のコンピューターに入れておけば、もう二度とUSBメモリを持ち歩かなくて済みます。また、移動中にスマホやタブレット端末からすべてのファイルにアクセスできるので、いつでもどこでも作業が可能になります。

ウェブアプリを使いこなそう

ウェブ・アプリケーション(ブラウザ上で動作するソフトウェア)は今すごくよくなってきているのでどんどん活用していくべき!

たとえば、文書を作成したいときにマイクロソフトのワードが立ち上がるまでの長〜い待ち時間を考えたら、ブラウザの新規タブでGoogleドキュメントを開くほうが圧倒的に早いし、無料で使えるし、ネットにつながってさえいればどのコンピューターからもアクセス可能です。

いままで職場で使っていたアプリケーションの多くには同等のウェブアプリが存在していると思ってほぼ間違いないでしょう。マイクロソフトでさえワード、エクセルとパワーポイントのオンラインバージョンを無料で提供しています。

Slackへの入り口
Screenshot: Gizmodo US

ビジネス向けチャットツールのSlackもウェブ上で提供されているので滞りなく職場の仲間と連絡を取り合えますし、仕事中に気分をアゲていきたかったら音楽ストリーミングサービスのSpotifyを使うのも手です。

でも本当に使うべきなのはApple、GoogleとMicrosoftが提供しているウェブ上のオフィス系アプリ。ブラウザで起動できる手軽さと、ファイルが自動的に追随してくるのも便利です。

ただし、すべての環境において導入可能ではない点はご留意ください。PhotoshopやIllustratorなどが入ったAdobe(アドビ)のCreative Cloudのような重たいプログラムの場合、デスクトップにもインストールすることが必要になってきます。会社が所有権を持っている有料アプリなども自宅からはアクセスできないかもしれません。

リモート接続しよう

もし自宅にいながらも会社のコンピューターにアクセスしたい場合は、リモート接続を可能にしてくれるソフトウェアをインストールしましょう。その前に、まずは会社のIT部門の人に相談してみましょう。

リモート接続はGoogleのChromeブラウザからも可能です。いったんChrome Remote Desktopアプリを会社のコンピューターにインストールしてしまえば、Chromeを搭載しているパソコンならどこからでもログイン情報を入力してアクセスできるようになるので非常に便利。

もうひとつ、会社のコンピューターが無人でもほかの端末からリモート接続を可能してくれるアプリがTeam Viewerです。個人ユーザー向けサービスは無料なので、職場と家のパソコンどちらもにインストールしておけば、数クリックでふたつをリンクできるお手軽さです。

Chrome Remote Desktopのセットアップ画面
Screenshot: Gizmodo US

Chrome Remote DesktopやTeamViewerのようなツールを使えば、自宅にいながらあたかも会社のデスクに座っているかのごとく、会社のコンピューターのソフトウェアを走らせたりファイルにアクセスしたりできます。ひょっとしたらVPN(Virtual Private Network=仮想専用線)接続が必要になってくるかもしれませんが、そのへんは会社のIT系の人に確認してみてくださいね。

リモート接続するには会社のコンピューターの電源がONになっていることが前提となるので、これが難しい場合、または会社のセキュリティー網がリモート接続を拒否してしまうようだったら、前述のウェブアプリを駆使してファイルをシンクロするしか手はないようです。

あと、大事なことですが、仕事とプライベートをきっちり分けておきたい人はリモート接続しないほうがいいでしょう。家から会社のコンピューターにアクセス可能になるばかりでなく、逆に会社から家のコンピューターにもアクセス可能になってしまうわけですから。

最後に…

会社で使っているログインIDとパスワードが必要になってくるかもしれませんが、これは普段から使っているブラウザやパスワードマネジャーにお任せすればだいじょうぶ。ただし、会社を出る前にほかのパソコンからもアクセスできるように同期しておきましょう。会社でも家でも同じソフトウェアを使っていることもアクセスする条件になります。

家で使っているブラウザの検索履歴を会社で使っている履歴とごちゃまぜにしないためには、Chrome、Firefox、Edgeなどのブラウザで別々のユーザー登録をしましょう。リモワ用のプロフィールを登録しても後から削除すればいい話ですので。

ブラウザの詳細設定画面で新規ユーザーを登録しよう
Screenshot: Gizmodo US

お使いのプラットフォームやネットワークにもよりますが、Microsoft・Google・Appleなどのアカウントをお持ちなら、会社と同じアカウントでログインするだけでもすでにシンクロ効果があるのでお試しあれ。

最後に、会社のコンピューターをつけっぱなしにしておきたい場合は、自動アップデートを無効にしておかないと勝手に再起動するかもしれません。

Windowsの場合は、スタート画面→「設定」→「更新とセキュリティ」→「Windows Update」→「詳細オプション」で「更新の一時停止」。

Appleの場合は、Appleメニュー→「このMacについて」→「ソフトウェア・アップデート」→「Macを自動的に最新の状態に保つ」をオフにします。

複数のマシンを使いこなせるようになれば、リモートワークを経て仕事のスキルアップにもつながるかも!

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