Slackで生産性を最大限に。知らなかった4つのカスタマイズ機能

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Slackで生産性を最大限に。知らなかった4つのカスタマイズ機能
Image: Yalcin Sonat / Shutterstock.com

ライフハッカー[日本版]2022年1月12日掲載の記事より転載

Slackは職場の素晴らしいコミュニケーションツールであり、仕事を遂行する場も提供しています。

しかし、Slackを使っていると、集中力が削がれたり、時々使いにくさにイラっとすることもあります。

Slackのインターフェイスをカスタマイズして使いこなせば、そのような問題を解消し、同時に生産性を向上させることもできます。今回は、Slackを最大限効果的に利用し、快適に使うための便利なTIPSをご紹介しましょう。

1. おやすみモードとチャンネルのミュートを設定する

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Image: MakeUseOf

Slackで誰かからダイレクトメッセージがきたり、チャンネルにメッセージが投稿されたりすると、音が鳴って通知が届き、画面右下にメッセージの一部が表示されます。

これは、同僚との連絡を見逃さないようにするには本当に便利ですが、常に集中できるとは限りません。

この場合、必要に応じて選択肢がいくつかあります。

仕事にどっぷりと浸かって完全に集中しなければならない時は、Slackの「おやすみモード(Do Not Disturb)」がピッタリです。

このモードは、すべての通知を止め、自分のアイコンの隣におやすみモードのアイコンが表示されるので、ほかの人にもわかります

このモードを利用するには、以下の手順に従ってください。

(1)画面右上の自分のアイコンをクリックする。

(2)通知を「一時停止する」をクリックする。

(3)通知を止めたい時間を選ぶか、カスタムをクリックして自分で時間を設定する。

さらに、「通知スケジュールを設定する」こともでき、自分が選択した時間になると自動的におやすみモードになり、通知が一時停止されます。

また、通知をどのように受け取るかを調整したい場合は、上記とユーザーアイコンをクリックし、「環境設定 > 通知」にいくと、オプションを選択することができます。

この設定で、通知音を変更したり、サウンドをすべてミュートにしたりすることもできます。

また、特定のチャンネルやダイレクトメッセージをミュートにすることもできます。通知は欲しいけれど、必要のない通知もある場合に特に有効です

以下の手順に従って設定しましょう。

(1)ミュートにしたいチャンネルダイレクトメッセージをクリックする。

(2)画面上部にあるチャンネルやダイレクトメッセージのタイトルをクリックする。

(3)ベルのアイコンを選ぶ。

(4)チャンネルの場合は「このチャンネルをミュートする」、ダイレクトメッセージの場合は「ミュート」をクリックする。

すると、サイドバーのリストの下に移動し、グレイアウトされますが、いつでもミュート解除することができます。

2. Slackのサイドバーを整理する

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Image: MakeUseOf

会社に社員やスタッフが大勢いたり、チャンネルがたくさんある場合は、Slackのサイドバーが雑然とすることもあります。このような場合、メールの受信トレイと同じように整理することが大事です。

チャンネル、ダイレクトメッセージなど、Slackにはデフォルトのセクションがありますが、自分でセクションを作成して、テーマやトピックごとにまとめることができます

たとえば、部署のメッセージ、お知らせ、プロジェクト、曜日などのセクションを作成することができます。

以下の手順に従ってセクションを作成しましょう。

(1)上記のセクションのうち1つにカーソルを合わせ、縦に並んだ3つの点をクリックする。

(2)「サイドバーの編集」をクリックする。

(3)サイドバーの下の「新規セクション」をクリックする。

(4)セクションの名前を入力し、「作成」をクリックする。

(5)サイドバーで、セクションに入れたいチャンネルやダイレクトメッセージの横にあるチェックボックスをクリックする。

(6)下部にある「移動」をクリックして、移動させたいセクションを選ぶ。

必要なだけセクションを作成し、リストを隠すには、リストの左にある矢印をクリックします。

特定のセクションをミュートにするには、そのセクションの横の縦に並んだ3つの点をクリックして、「すべてをミュート」をクリックします。

3. SlackとGoogleカレンダーを統合する

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Image: MakeUseOf

コミュニケーションとチームワークを円滑に合理化するには、SlackとGoogleカレンダーを統合するという素晴らしい方法があります

この2つを統合することで、Slackから予定を作成したり、予定に返答したり、会議中に見たり、自分の予定を見せたり、ほかにもたくさんのことができます。

統合すると、画面上でのタブとアプリを切り替えが必要最小限になり、1カ所ですべてをシームレスに確認できます。

SlackとGoogleカレンダーを統合する手順は以下の通りです。

(1)Slackのサイドバーで「アプリ」を選択する。

(2)「アプリを追加」をクリックする。

(3)検索バーに「Google カレンダー」と入力し、下に表示されたらクリックする。

(4)Googleカレンダーのチャット画面で、「アカウントを接続する」をクリックし、画面上の指示に従う。

これで、SlackとGoogleカレンダーのアカウントが接続されます。Googleカレンダーのチャットのホームタブからイベントツールを利用したり、メッセージタブからステータスのアップデートをしたりすることができます。

4. Slackでワークフローを自動化する

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Image: MakeUseOf

タスクを自動化すると、自分と自分の部署やチームの時間を節約したり、バックグラウンドで作業を終わらせたりできるので、ほかのことに集中することができます。

Slackのワークフロービルダーは、ビルトインの無料のツールで、「トリガー」によって開始する自動化したワークフローを作成することができます。

ワークフロービルダーでできることは以下の通りです。

・メッセージやアップデートの送信。

・フォームの送信。

・ほかのアプリからアクションを生成。

・承認プロセスの管理。

・個人やグループへのタスクの指示。

・新任者の研修の管理。

Slackの画面左上にあるワークプレイスのアイコンをクリックし、「ツール」にカーソルを合わせ、「ワークフロービルダー」をクリックします。

これで新しいウィンドウが開き、新しいワークフローを作成するか、さまざまなテンプレートから選ぶことができます。

新しくワークフローを作成するには、ワークフローのタブにいき、「ワークフローの作成」を選びます。新しいウィンドウが開くので、そこから以下の手順に従ってください。

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(1)ワークフローに名前を設定し、「次へ」をクリックする。

(2)オプションの一覧から、ワークフローを開始するトリガーを選ぶ。

(3)「どのチャンネルですか?」で、このワークフローを使いたいチャンネルを選ぶ。

(4)チャンネル上のメニューに表示される「短い名前を追加」を入力し、「次へ」をクリックする。

(5)新しいワークフローページの「ステップを追加」で、トリガーのあとに起こるアクションを選ぶ。

(6)あとは、画面上の指示に従って各手順を追加していく。

合理化と効率化

ほかのコミュニケーションツールと同じように、Slackも常にチェックしていなければすぐにごちゃごちゃします。

上記のTIPSを使えば、Slackに面倒なタスクをやらせつつ、自分の仕事に集中できるようになります

生産性に関しては、誰にでも合う万能な方法はありません。デフォルトの設定が自分に合っていない場合は、変更したほうがいいです。

Slackは自分仕様にカスタマイズできるので、自分のニーズや好みに合わせて調整することができます。

Slackのカスタマイズ機能を活用して、ベストな働き方を見つけてみましょう。

Source: Slack

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